El Análisis de Valor ganado (EVA) es una técnica que permite medir el progreso de un proyecto contra lo planificado y presupuestado. Consiste en comparar el trabajo completado (valor ganado), con el trabajo planificado (valor planeado) y el coste incurrido (coste real). Permite obtener unos indicadores sencillos con los que determinar si el proyecto va a tiempo y dentro del presupuesto.
La Gestión del Valor Ganado (EVM) es un enfoque integral de gestión de proyectos que integra el análisis del alcance, cronograma y costes. Se basa en los principios del Análisis del Valor Ganado, pero abarca un conjunto más amplio de procesos y prácticas. La Gestión del Valor Ganado proporciona una metodología sistemática para planificar, rastrear y analizar el progreso del proyecto, los costos y el rendimiento.
El análisis de valor ganado se puede emplear de forma prospectiva para tener una previsión realista en tiempo y coste del proyecto (salud del proyecto), o de forma retrospectiva para analizar las disrupciones sufridas hasta la fecha.
Para entender las fórmulas del valor ganado es necesario definir los siguientes conceptos:
- Valor planeado (PV): Presupuesto aprobado para completar un trabajo a una fecha determinada.
- Valor ganado (EV): Presupuesto aprobado para el trabajo realmente completado a una fecha determinada.
- Costes reales (AC): Costes realmente incurridos para realizar el trabajo realmente completado a una fecha determinada.
- Índice de rendimiento del programa (SPI): Ratio entre el trabajo realmente completado (valor ganado- EV) y el trabajo planificado (valor planeado – PV) a una fecha determinada. Es una medida de la eficiencia del proyecto en tiempo. Un valor inferior a 1 indica que el proyecto se está retrasando con respecto al plan.
SPI = EV/PV = % Actual progress * Budget / % Planned progress * Budget
- Índice de rendimiento de costes (CPI): Ratio entre el coste presupuestado para el avance real (valor ganado – EV) y el coste real a una fecha determinada. Es una medida de la eficiencia del proyecto en coste. Un valor inferior a 1 indica que el proyecto está gastando más de lo planificado.
CPI = EV/AC = % Actual progress * Budget / % Actual cost
Pasos para calcular el valor ganado
- Cuantificar el trabajo realizado o el progreso alcanzado. En caso de una cadena de montaje el trabajo realizado puede ser medido como numero de productos completados. Sin embargo, determinar el progreso de un proyecto de construcción no siempre es sencillo. Dependiendo del tipo de proyecto será mas adecuado el uso de una forma u otra.
- Obtener el presupuesto total del proyecto.
- Aplicar la formula del valor ganado. El valor ganado es igual al trabajo completado por el presupuesto. Esta fórmula se puede aplicar al global del proyecto o a los distintos paquetes individualmente. En el caso de usar un software de planificación y disponer de datos realistas de los costes asociados a cada actividad el software puede calcular el valor ganado de forma precisa.
Ejemplo
Suponiendo una compañía que planea producir 10 ítems a la semana. Se estima que para producir esos 10 ítems son necesarias 12 horas por cada ítem. El coste de la mano de obra directa es 20$/h y 2000 $ de consumibles y material a la semana. El coste indirecto es de 1600 $ a la semana. Por lo tanto, el coste total medio por hora es 50$/h, el coste de cada ítem 600$ y el coste total 6000$ a la semana.
Considerando una semana laboral de 6 días, tras 3 días de trabajo se deberían tener completados 5 ítems. Por tanto, el valor planeado se puede calcular como:
- Valor planeado (PV) = % Progreso planeado * Presupuesto
- Valor planeado (PV) = 50% * 6000 = 3000$
Transcurridos 3 días de trabajo se comprueba que se han gastado 3600$ (AC) pero únicamente se han fabricado 3 ítems. Por tanto, el valor ganado es:
- Valor ganado (EV) = % Progreso real * Presupuesto
- Valor ganado (EV) = 30% * 6000 = 1800$
- SPI = 30/50 = 0.6
- CPI = 1800/3600 = 0.5
Si no se toman medidas para recuperar el retraso y reducir los costes, de acuerdo con el SPI, fabricar 10 ítems tomará 6/0.6 = 10 días laborales. De acuerdo con el CPI, fabricar 10 ítems costará 6000/0.5 = 12000$
Análisis de valor ganado para cálculo de disrupción
Disrupción se refiere a una disminución en la productividad causada por un evento inesperado. En el contexto de un proyecto de construcción, la disrupción ocurre cuando el contratista realiza un trabajo de forma menos eficiente a lo que estaba originalmente planificado. El análisis de disrupciones empleando el valor ganado se puede dividir en varios pasos.
El primer paso es recopilar toda la información relevante del periodo y actividades a analizar. Con la información obtenida se puede calcular la curva de trabajo planificado, real y ganado. La curva del trabajo planificado representa las horas hombre planificadas en el periodo de tiempo a analizar. La curva real representa las horas hombre gastadas en ese periodo y la curva ganada representa las horas hombre teóricas para lograr el avance alcanzado.
El segundo paso es identificar los periodo donde es probable que haya existido un evento de disrupción. Estos periodos se caracterizan por mostrar una diferencia entre la curva ganada y la actual. La diferencia implica que el contratista ha gastado mas horas de lo planificado para alcanzar la misma cantidad de trabajo.
El tercer paso es identificar los eventos fuera del control del contratista que han podido ser la causa de la disrupción en los periodos identificados. En caso de no identificar ningún evento la reclamación es muy poco probable que progrese, ya que es muy probable que la disrupción venga de trabajadores poco cualificados, curva de aprendizaje, retrasos de materiales, falta de disponibilidad de maquinaria y herramientas o simplemente porque las horas hombre planificadas eran demasiado optimistas.
En caso de que hayan tenido lugar eventos disruptivos, para aumentar las probabilidades de éxito, es necesario localizar las notificaciones enviadas al cliente en relación a estos eventos.
El cuarto paso consiste en determinar la variación entre las curvas reales y ganadas para aquellos periodos donde se han localizado eventos disruptivos. En caso de haber encontrado eventos disruptivos afectando a periodos de tiempo en los que no hay variación considerable entre las horas reales y ganadas se debe investigar si se han tomado medidas de aceleración o recuperación. Es posible que las medidas de aceleración se hayan visto afectadas por algún evento y que no se haya conseguido el resultado objetivo. En esos caso es necesario localizar la documentación probatoria de las medidas tomadas y realizar un calculo de las mejora en la productividad esperada para calcular las consecuencias del evento.
En la mayoría de los casos el contratista reclama que el efecto de los eventos acaecidos en el proyecto es igual al delta entre el valor total planificado y el real. Esto podría interpretarse como una reclamación global sin ningún argumento de causa y efecto.