Dada la complejidad de muchos de los proyectos de construcción de hoy en día, los retrasos en la fecha de finalización son algo habitual, ya que se deben coordinar permisos, personal, materiales, maquinaria, actividades, cambios de diseño… y todo ello, bajo circunstancias impredecibles. Dichas condiciones han hecho que completar proyectos en tiempo y coste sea algo extremadamente complicado.
Debido a la considerable cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto de construcción, los retrasos pueden generar significativos sobrecostes. La asignación de estos costes adicionales suele convertirse en un punto de conflicto entre las partes involucradas, dando lugar a tensiones y disputas. En muchos casos, esto conlleva la aplicación de penalizaciones, cambios en el alcance del proyecto o la implementación de planes de recuperación o aceleración.
Cuando la responsabilidad por el retraso recae fuera del control del contratista, es imperativo que este, presente una reclamación. Esta acción busca eximirlo de las penalidades establecidas y, al mismo tiempo, procurar una compensación por los mayores gastos en los que haya incurrido. Existen varios tipos de reclamaciones, cada una adaptada a las distintas situaciones y eventos de retraso experimentados por el contratista.
1. Reclamación de prolongación
En caso de no llegar a un acuerdo amistoso, en aquellos proyectos en los que se ha producido un retraso crítico causado por algún evento o situación fuera del control del contratista, se debe realizar una reclamación de prorroga o prolongación. En este tipo de reclamación de retraso se solicita eximir de las penalidades y compensación por mayores costes de permanencia en obra.
Para respaldar una reclamación de este tipo, se debe proporcionar documentación y pruebas que respalden de manera clara las causas de los retrasos y los costos asociados durante la extensión del proyecto. La clave para asegurar un fallo favorable del tribunal radica en la realización de un análisis de retrasos que cuantifique y explique de manera detallada los retrasos experimentados. Este análisis debe contar con el soporte de registros del proyecto, informes de progreso, correspondencia entre las partes y cualquier otro documento que respalde la posición de la parte involucrada.
Es importante tener en cuenta que los reclamos de prórroga están sujetos a los términos y condiciones específicos establecidos en el contrato entre las partes. Los contratistas y subcontratistas deben revisar minuciosamente las disposiciones contractuales relacionadas con retrasos, extensiones de tiempo y derechos de compensación para comprender los requisitos y procedimientos necesarios para presentar una reclamación de prórroga válida.
En el ámbito de reclamaciones de construcción complejas, los expertos o peritos con conocimientos especializados en análisis de retrasos, estimación de costos y gestión de la construcción desempeñan un papel crucial en la cuantificación imparcial de los costos de prolongación. Su experiencia proporciona credibilidad a los costos reclamados en disputas legales. Una comunicación clara y concisa de la metodología, el análisis y las conclusiones es vital para la resolución exitosa de tales disputas. Sin embargo, de nada sirve disponer del mejor equipo de análisis de retrasos si no se dispone de registros y documentación que soporten el análisis.
2. Reclamación por disrupción, interrupción o perturbación
Pueden darse situaciones en las que un Contratista sufra perdidas como resultado de las acciones del empleador en áreas no criticas para el proyecto. Estos retrasos no darían derecho al contratista a una prórroga del plazo ni afectarían a los costes indirectos del contratista sino a sus costes directos.
Sin embargo, dado que al contratista se le paga en función de la cantidad de trabajo realizado, a veces resulta complicado comprender porque ciertos eventos dan lugar a pérdidas reclamables.
Las reclamaciones por disrupción son comunes en la mayoría de los arbitrajes internacionales de construcción. Con frecuencia surgen de forma simultánea junto con reclamaciones de prórroga. Se puede definir disrupción como perturbación, obstáculo o interrupción de los métodos de trabajo normales de un contratista, que resulta en una menor productividad o eficiencia. Una pérdida de productividad implica que el trabajo se está realizando de manera menos eficiente de lo previsto en el contrato.
Para comprender esta definición, se deben entender correctamente los términos «producción», «productividad» y «eficiencia» y su importancia en la fijación de precios de los contratos de construcción.
- La producción es la cantidad de trabajo realizado, ya sea fabricando, instalando, construyendo o diseñando cualquier cosa relacionada con el proyecto.
- Por otro lado, la productividad es la cantidad de trabajo que se producen en un tiempo determinado. Por ejemplo, si un instalador puede colocar 50 m2 de cubierta en una hora, la productividad es de 50 m2 por hora.
- La eficiencia es una relación porcentual entre insumos y productos. Permite medir la producción con respecto a los recursos (materiales, tiempo, energía, maquinaria…) que han sido necesarios para alcanzar esa producción.
El precio del trabajo de construcción se basa en la producción, la productividad y la eficiencia. Por ejemplo, el precio de la cubierta de unas instalaciones industriales se cotizaría de la siguiente manera:
Instalación cubierta/m2 = Coste de materiales/m2 + equipamiento/m2 + mano de obra/m2
El coste del material se corresponde con el precio de los materiales necesarios para construir un metro cuadrado. El coste de la mano de obra se calcula multiplicando el tiempo necesario para colocar un metro cuadrado por la tarifa horaria de esa mano de obra especifica. Asimismo, el coste del equipamiento se calcula utilizando la cantidad de tiempo que necesita la mano de obra para construir un metro cuadrado multiplicado por el costo por hora del equipo.
Al asumir un nivel establecido de productividad, el contratista también asume un nivel establecido de eficiencia. Por lo tanto, si el contratista puede realizar el trabajo de manera más eficiente, su productividad aumentará, lo que significa un mejor rendimiento en comparación con la tarifa fijada. Por el contrario, si la eficiencia del contratista disminuye, se reducirá su rendimiento esperado respecto de la tarifa fijada.
Las perturbaciones que afecten a la productividad pueden surgir de un número infinito de fuentes, incluidas, entre otras, cambios excesivos en el trabajo, cambios en la secuencia del trabajo, problemas de acceso al sitio, diferentes condiciones del sitio, clima, horas extras, retrabajo, moral de la mano de obra… También es posible que la productividad sea menor de lo esperada porque la línea base contractual haya previsto una productividad poco realista.
Ejemplo
Por ejemplo, si un contratista asume que se pueden instalar 30 m2 de muro cortina al día y los costes de mano de obra alquiler de maquinaria y material ascienden a 15000€, el coste seria de 500€ por m2. Sin como resultado de una perturbación (el ascensor no se ha instalado debido a un fallo de deseño responsabilidad del contratista y los trabajadores deben subir el material por las escaleras) solo se pueden instalar 15 m2 al día, los costes directos de mano de obra y alquiler de maquinaria aumentarían.
Los precios ofertados por el contratista suelen asumir un nivel de eficiencia optimo. En el momento en el que un contratista modifica la secuencia de trabajos o paraliza algún frente, normalmente la eficiencia cae, y por tanto su productividad.
Mediante una reclamación por disrupción o interrupción un contratista tratará de recuperar los costes directos adicionales derivados de la pérdida de productividad. Teniendo en cuenta que los costes directos son muy superiores a los indirectos, es importante que el contratista recopile toda la información posible de que está haciendo y cuando independientemente de si las cosas van bien o no.
En principio, parece que calcular la pérdida de productividad es relativamente sencillo. El problema radica en la documentación de detalle que permita llevar a cabo el cálculo a un nivel en el que se pueda demostrar la pérdida de productividad.
Desafortunadamente, las reclamaciones por disrupción se piensan como opción una vez ya ha pasado la oportunidad de crear esos registros durante el transcurso del proyecto. Además, se enfrentan a diversas dificultades prácticas, tales como la necesidad de demostrar el vínculo causal entre los eventos perturbadores alegados y las pérdidas reclamadas, así como la verificación de las pérdidas reales sufridas. La documentación precisa y completa constituye un elemento fundamental para respaldar la conexión entre los eventos disruptivos y las consecuentes pérdidas, permitiendo así una presentación más robusta y convincente durante el proceso de arbitraje.
Un buen ingeniero de planificación puede colaborar desde las fases más tempranas del proyecto. Puede ayudar en la creación de la línea base contractual analizando si los tiempo y secuencias son realistas, organizar y crear datos que sustenten una reclamación, crear los eventos de retraso en el cronograma para un posterior análisis e incluso realizar un análisis de retrasos para presionar un acuerdo amistoso.
¿Qué se requiere para tener éxito en una reclamación por disrupción?
El Protocolo de Delay and Disruption de la SCL indica, en términos generales, que una disrupción se demuestra aplicando métodos y técnicas analíticos para establecer la pérdida de productividad que surge de los eventos de disrupción y la pérdida financiera resultante.
Para que los contratistas tengan éxito en los reclamos por interrupción, generalmente deben demostrar lo siguiente:
- Identificar el evento o eventos perturbadores fuera de la responsabilidad del contratista.
- Identificar las actividades afectadas por dicho evento perturbador.
- Demostrar que las cifras de la producción anticipada, los recursos planificados y el tiempo requerido para lograr la finalización de las actividades interrumpidas según lo calculado en la licitación eran factibles.
- Calcular la perdida de eficiencia del evento previamente identificado.
- Identificar el número de horas realmente registradas para la operación interrumpida.
El propósito del análisis de disrupción no se limita a evidenciar simplemente la discrepancia entre lo que realmente ocurrió y el plan original del contratista. Más bien, busca demostrar la auténtica pérdida de productividad y los gastos adicionales en los que el contratista habría incurrido debido a los eventos perturbadores, de los cuales el empleador es responsable.
Al igual que en el análisis de retrasos, mantener registros detallados del proyecto es esencial para el análisis de disrupción. La carga de la prueba de que la interrupción resultó en pérdidas financieras recae en el contratista, según la mayoría de las leyes. Este no solo debe demostrar la cuantía de su reclamación, es decir, el costo de la pérdida de productividad, sino también que los costos se generaron efectivamente al llevar a cabo las actividades afectadas. Esta tarea, en la práctica, no es sencilla de demostrar, lo que explica por qué las reclamaciones de disrupción tienen un índice de fracaso mayor.
3. Global claim
Las reclamaciones globales, también conocidas como “reclamaciones por costes totales” o “reclamaciones compuestas”, son reclamaciones presentadas por contratistas sin intentar fundamentar la causa y el efecto de los eventos acaecidos. Este tipo de reclamación, pese a ser la que más gusta a los equipos de dirección de proyectos, es la menos indicada. No se proporciona una explicación del nexo causal entre los retrasos o perdidas de productividad y los eventos relevantes ocurridos en el proyecto.
Las reclamaciones globales surgen de las dificultades para probar la causalidad en proyectos complejos y con muchos eventos interrelacionados. En consecuencia, el demandante no busca atribuir una pérdida o demora específica a un incumplimiento o evento específico. Sino que, típicamente, se identifican numerosos eventos fuera de la responsabilidad del contratista y se justifica así el retraso o los mayores costes directos del proyecto.
Solo en aquellos proyectos bajo muy particulares circunstancias es recomendable realizar una reclamación global:
- Se hayan dado un gran número de eventos claramente fuera de la responsabilidad del contratista según el contrato.
- No pueda hacerse una asignación precisa o razonable de la compensación reclamada causada por los eventos identificados.
En esos casos raros en los que esté justificado realizar una reclamación global, la SCL recomienda proceder en dos etapas:
- Cuantificar individualmente aquellos elementos de la reclamación para los cuales si se puede establecer el vínculo causal entre el evento y las pérdidas resultantes reclamadas.
- Reclamar una indemnización por el resto en su conjunto.
Resumen
Diferencia entre reclamaciones de disrupción y prolongación
Con frecuencia, las reclamaciones por interrupción o disrupción se mezclan con reclamos de prolongación derivados de retrasos. Es fácil visualizar un escenario donde un proyecto experimenta interrupciones que resultan en retrasos, y para superar estos retrasos, se requiere un plan de aceleración, generando así mayores trastornos y costos adicionales, tanto para el contratista como para el empleador.
Es importante entender al hacer la distinción entre reclamaciones por prolongación y disrupción que los costos directos e indirectos se valoran y pagan de diferentes maneras. El precio y el pago por el trabajo real se basan en el volumen de trabajo realizado (producción), mientras que los costes indirectos se basan principalmente en el tiempo.
Las reclamaciones por disrupción se centran en la compensación por la disminución de la productividad esperada de la mano de obra y/o del equipo, es decir, una pérdida de eficiencia. Esta pérdida de eficiencia lleva a un incremento de los costes directos del proyecto. Además, la disrupción puede tener origen en eventos tanto críticos como no críticos.
Por otro lado, sólo los retrasos críticos son relevantes para los costes de prórroga y pueden dar lugar a una compensación (costes indirectos). El derecho del contratista a una indemnización depende de si el evento de retraso fue causado por hechos que son responsabilidad contractual del empleador.
Reclamación de prórroga o prolongación
Un reclamo de prórroga surge cuando un proyecto sufre un retraso critico debido a factores fuera del control del contratista. El retraso en la finalización puede deberse a eventos tales como variaciones en el alcance del trabajo, cambios en las especificaciones del proyecto, condiciones imprevistas del sitio o retrasos causados por el propietario u otros factores externos.
Las solicitudes de prórroga generalmente se centran en el tiempo adicional, aplazando la aplicación de penalidades, y los costos indirectos incurridos debido a la mayor permanencia en obra.
Reclamación de interrupción o disrupción
Un reclamo por disrupción surge cuando la productividad o eficiencia del trabajo del contratista se ve significativamente afectada, lo que genera mayores costos directos. Igual que en un reclamo de prórroga, las interrupciones pueden ser causadas por una gran variedad de factores.
Las reclamaciones por perturbaciones a menudo se centran en demostrar los impactos específicos sobre la productividad, la eficiencia y los costos incurridos por el contratista como resultado de los eventos perturbadores. Los contratistas piden una compensación por los gastos adicionales incurridos debido a la interrupción.
Reclamación global
Una reclamación global surge cuando se han dado un gran número de eventos fuera de la responsabilidad del contratista y no se puede fundamentar la causa y el efecto de los eventos acaecidos.
Las reclamaciones globales se centran en identificar un gran número de eventos y explicar de manera razonada como esos eventos afectaron al proyecto, pero debido a la complejidad del mismo resulta imposible cuantificar cada uno de ellos de manera aislada.