Un buen cronograma debería estar estructurado de una manera sencilla de entender, pero que, aun así, brinde detalle suficiente para que el aporte valor añadido al personal experimentado.
Pasos para la creación de un cronograma:
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- Definir la estructura de trabajo (WBS)
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- Definir los milestone y actividades
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- Definir la lógica entre actividades
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- Definir los recursos y el trabajo
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- Definir tiempo de trabajo (calendario)
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- Analizar el cronograma
Estructura de trabajo (WBS)
Uno de los aspectos más relevante a la hora de crear un cronograma es la agrupación de las actividades en paquetes de trabajo (EDT o WBS en inglés) de forma que las actividades estén organizadas y tengan un nivel de detalle adecuado para facilitar su gestión y control. El objetivo es conseguir hacer más fácil de manejar grandes proyectos dividiéndolos en paquetes de trabajo y procesos
Se pueden diferenciar dos tipos de WBS, los funcionales y los de tipo entregables. Existen estructuras hibridas, pero suelen estar basados principalmente en uno de estos dos tipos.
El WBS tipo funcional o de proceso divide el proyecto en pasos o fases relacionadas con las distintas disciplinas que son necesarias para completar el proyecto. El beneficio de organizar de esta forma las actividades es que el cronograma es más coherente con la lógica constructiva y los pasos a seguir, dividiéndose normalmente en distintas fases.
Por ejemplo: iniciación, ingeniería, planificación, ejecución, control y comisionado. Dentro de cada fase se puede hacer una subdivisión por entregables o por responsable.
El WBS tipo entregables divide el proyecto en componentes físicos entregables necesarios para completar el proyecto. Resulta muy útil para ayudar a visualizar el alcance total del proyecto y como se relacionan los entregables entre sí.
Dentro de la estructura hay diversos niveles dependiendo del alcance de la planificación y la envergadura del proyecto. Los paquetes de trabajo son el nivel más detallado dentro del WBS. Se requieren varios paquetes de trabajo para completar un solo elemento de la WBS. Por lo general, los datos del valor ganado se capturan a este nivel de detalle para garantizar que se esté realizando un seguimiento adecuado del estado del proyecto.
Definición de actividades
Las actividades son el ultimo nivel en la planificación de un proyecto y por tanto son los elementos básicos de un cronograma. Todas las actividades deben tener al menos:
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- ID – Es el código alfanumérico que identifica de manera única a cada actividad dentro del cronograma. ¡Los ID no son random! En un buen programa de planificación cada actividad debe estar codificada.
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- Nombre – El nombre de la actividad debe ser breve y conciso pero descriptivo de forma que se explique lo mejor posible en que consiste la actividad.
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- Duración – La duración de una actividad puede ser introducida por el técnico para el caso de actividades no condicionadas por el esfuerzo o bien, calculada por el propio software mediante el trabajo a realizar y la asignación de recursos. En Primavera P6, las horas son la unidad básica de duración, si se introducen días o semanas se recalculará un número de horas en base a los parámetros introducidos en el calendario. Se deben evitar duraciones de actividades muy largas.
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- Calendario – Todas las actividades tienen asociado un calendario, en el que se definen las horas de trabajo, días laborables… En el caso de MS Project si no se asigna ningún calendario específico el software tomará el calendario de proyecto.
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- Predecesora y sucesora -Todas las actividades excepto la primera y la última deben tener predecesora y sucesora para que así todas las fechas estén sustentadas en relaciones y no en restricciones.
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- Recursos – Todas las actividades deben llevar asociado algún recurso ya sea la persona responsable, material, maquinaria o recursos humanos necesarios. La definición y asignación de recursos requiere de un análisis detallado de la cantidad de trabajo a realizar o material a consumir. Los recursos permiten calcular la duración de las actividades, realizar un seguimiento de costes del proyecto y generar curvas de avance (horas hombre).
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- Códigos – Es aconsejable definir y asignar códigos para agrupar y filtrar de forma efectiva las actividades a lo largo del proyecto. Se debe usar Global activity Code cuando esos mismos códigos se vayan a emplear en varios proyectos distintos del portfolio de la compañía y Project Activity Code para aquellos códigos que solo son aplicables para un cronograma.
En el caso de los hitos de pago e hitos contractuales deben estar siempre presentes en el cronograma (existen casos en los que se marcan primero los hitos y luego se solicita en cronograma).
Definir la lógica
La lógica es un factor esencial en un cronograma debidamente diseñado, se debe asegurar que la lógica sea precisa y correcta. Solo la lógica dura (Hard logic) es válida dentro de una programación, ya que cualquier otra forma de lógica puede reducir la efectividad de las herramientas utilizadas y requerir modificaciones durante la ejecución. Existen cuatro tipos de relaciones, siendo la de Finalización-Inicio (Finish-to-Start) la más común y fácil de entender y aplicar. Se pueden diferenciar tres tipos de lógica:
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- Lógica Falsa – empleada para modificar arbitrariamente la secuencia de actividades en un programa para lograr resultados preconcebidos en las fechas de inicio y/o finalización de una actividad. Por ejemplo, los envíos deben empezar cuando finalice la obra civil.
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- Lógica blanda – lógica utilizada para organizar las fechas de las actividades en base a la preferencia de trabajo. Este tipo de relaciones deben evitarse a toda cosa en la ruta crítica del proyecto pues sino se corre el riesgo de que cambie fácilmente. Por ejemplo, la instalación de la fachada de un edificio debe terminar antes de que las instalaciones puedan comenzar.
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- Lógica Dura – Genera vínculos rígidos y válidos entre actividades. Por ejemplo, no se pueden instalar la nacelle de un aerogenerador sin haber completado la torre.
Análisis del cronograma
Una vez finalizado el cronograma es revisar si lo planificado tiene sentido en base a la experiencia y conocimiento de todos los técnicos involucrados en el proyecto. El principal método para analizar un cronograma es el método del camino crítico. Se debe examinar el camino crítico cuestionando todas las relaciones y duraciones de las actividades críticas.
Una vez revisado el camino crítico hay que comprobar que no haya actividades sin predecesoras ni sucesoras. En caso de que existan actividades con restricciones (constrains) en la fecha de inicio o final comprobar si es posible ajustar las relaciones para evitar esa restricción.
Siempre se deben cumplir las obligaciones contractuales y en caso de no hacerlo, hay que revisar donde se encuentra el problema. Si la fecha de algún hito contractual no se cumple y se ha comprobado que las duraciones, calendarios y lógica constructiva es correcta es necesario comunicar al resto del equipo que de acuerdo con la planificación no se va a alcanzar la fecha objetivo. En ese caso habrá que reevaluar la asignación de recursos y de la lógica.
