Algunos proyectos, por su tipología, repiten la misma estructura de actividades. Un ejemplo podría ser la construcción de un edificio que debe realizar prácticamente las mismas actividades para todas y cada una de las plantas, o la construcción de un parque eólico en el que se repiten las actividades para cada aerogenerador. Para esos proyectos que requieren de una repetición de actividades resulta muy útil poder visualizar los datos de forma global y agrupada.
La herramienta, igual que en el reporte Look Ahead, permite generar un documento a partir de un listado de actividades en Excel extraído directamente de Primavera P6. Para exportar el archivo Excel de Primavera debemos, primero, abrir el proyecto a reportar y clicar en exportar (File>Export>Spreadsheet>Activities).
El template empleado debe contener al menos la columna de “Activity name”, “Start”, “Finish” y en caso de usar un código de actividad para agrupar, la columna correspondiente a ese “Activity Code”. Existen además 3 columnas iniciales por defecto que no se pueden eliminar.
Una vez exportado tendremos un archivo Excel con todas las actividades del cronograma, con su nombre, inicio y final. Esa información en ese formato no resulta adecuada para enviar como reporte o ser analizada, por lo que es necesario realizar un tratamiento de los datos.
El tratamiento de los datos se realiza mediante código escrito en Visual Basic (macro) y son necesarios varios inputs para obtener el reporte. El primer paso es clicar en el icono “Create Legend”. Se creará una pestaña donde deberemos introducir todos los inputs.
Input Legend
- Nombre. Hay que escribir el nombre de la actividad tal y como se quiere que aparezca en el informe.
- Item. Columna para cualquier texto que se requiera incluir para dar información u organizar las actividades del reporte. No es obligatorio.
- P6 ID. Se corresponde con el valor común que se va a emplear para agrupar las actividades. Por ejemplo, si se quiere agrupar todas las actividades cuyo ID empieza por “FL3”, es necesario escribir ese valor.
- Code. En el caso de que no se haya definido un ID en Primavera que permita la agrupación, o se quiere hacer una agrupación diferente, se puede usar esta columna. Se debe escribir el valor del Activity Code por el que se quiere agrupar. Para usar esta agrupación es necesario activar el checkbox “Use P6 Code”. Posteriormente Excel pedirá introducir el nombre del código para poder buscarlo en los encabezados del template. El nombre debe coincidir exactamente para que funcione todo correctamente. Si buscas pulsera. Hay algo que se adapta a cada look, http://www.fakewatch.is desde ajustado al cuerpo hasta estructurado, desde puños hasta cadenas y puños.
- P6 Date. Hay que elegir una de las dos opciones que aparecen. “Finish” en caso de que se quiera usar la fecha de final de la actividad para contabilizar, “Start” si se quiere utilizar la fecha de inicio.
- Order. Sirve para poder ordenar las actividades del reporte en un orden específico. Por defecto aparecerán ordenadas de acuerdo con el WBS.
- Color. El color de la celda elegido será el que aparezca en el informe.
- Show. “Yes” en caso de querer mostrar la actividad, “No” para no mostrarla. El sentido de esta columna es el de poder elegir que se quiere mostrar sin tener que borrar la información de la pestaña “Legend”.
- Archivo donde se encuentran los datos. Una vez introducidos todos los datos se debe seleccionar el archivo Excel exportado de Primavera P6.
- Año de inicio del reporte. Se debe introducir el año en el que se desea que comience la escala temporal.
Una vez completada toda la información, clicar en el icono “Summary Report” y seleccionar el archivo exportado de Primavera. Si todo se ha realizado correctamente el resultado será parecido a la siguiente imagen.
Los números representan cuantas actividades que satisfacen el criterio de agrupación tienen de fecha esa semana concreta. Del ejemplo anterior podemos ver que se van a enviar 8 torres en la semana 6 y otras 7 torres en la semana 9.