La gestión de proyectos es una tarea compleja que requiere herramientas avanzadas para planificar, ejecutar y monitorear las distintas fases y actividades. Dos de las herramientas más reconocidas en este ámbito son Microsoft Project y Primavera P6. Ambas tienen enfoques diferentes en cuanto a la gestión de la información y los datos de los proyectos, especialmente en lo que respecta al manejo de archivos y bases de datos.
MS Project: Enfoque Basado en Archivos
1. Estructura de Archivos:
MS Project utiliza una estructura de archivos independientes. Los datos de los proyectos se guardan en archivos con
extensiones como mpp (Microsoft Project Plan), mpx (Microsoft Project Exchange) y otros formatos compatibles como xml. Cada archivo contiene toda la información del proyecto, incluyendo tareas, recursos, calendarios, relaciones, etc.
2. Portabilidad y Acceso:
Los archivos de MS Project son portátiles, lo que significa que pueden ser fácilmente transferidos de un lugar a otro, adjuntos en correos electrónicos, y abiertos en diferentes instancias del software, siempre que la versión sea compatible. Esto facilita el acceso y la colaboración en entornos donde el uso compartido de archivos es común.
3. Limitaciones de Escalabilidad:
Aunque MS Project es adecuado para proyectos de pequeña a mediana escala, puede enfrentar limitaciones cuando se trata de manejar proyectos muy grandes o múltiples proyectos interrelacionados debido a la gestión basada en archivos individuales. La gestión de datos compartidos o actualizaciones concurrentes puede ser más complicada.
4. Aprendizaje y facilidad de uso:
Una de las principales ventajas de MS Project es su similitud con Microsoft Excel, lo que reduce significativamente la curva
de aprendizaje. Al igual que en Excel, MS Project permite el uso de fórmulas y cálculos para automatizar y personalizar los datos del proyecto. MS Project permite la creación de gráficos similares a los que se pueden hacer en Excel, generando informes visuales y fáciles de entender.
Primavera P6: Enfoque Basado en Bases de datos
1. Estructura de Bases de Datos:
Primavera P6, en cambio, utiliza un enfoque basado en bases de datos. La información del proyecto se almacena en una base de datos relacional, generalmente en sistemas como Oracle o Microsoft SQL Server. Esto permite que toda la información esté centralizada y sea accesible desde cualquier instancia del software que tenga los permisos adecuados.
2. Escalabilidad y Colaboración:
Gracias a su estructura basada en bases de datos, Primavera P6 es altamente escalable y puede manejar proyectos muy grandes y complejos con múltiples interdependencias. Permite la colaboración simultánea de múltiples usuarios, quienes pueden acceder y actualizar la información del proyecto en tiempo real, asegurando que todos los datos estén siempre sincronizados.
3. Seguridad y Control de Acceso:
Las bases de datos permiten un control de acceso más robusto, con la posibilidad de definir roles y permisos detallados para cada usuario. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver o modificar ciertas partes de la información del proyecto, aumentando la seguridad y la integridad de los datos.
Resumen de características
Portabilidad:
- MS Project: Alta, debido a su enfoque basado en archivos que se pueden transferir y compartir fácilmente.
- Primavera P6: Baja en términos de archivos individuales, pero alta en términos de acceso remoto a través de la base de datos centralizada.
Escalabilidad:
- MS Project: Limitada, adecuado para proyectos pequeños y medianos.
- Primavera P6: Alta, ideal para proyectos grandes y complejos.
Colaboración:
- MS Project: Colaboración más limitada.
- Primavera P6: Colaboración avanzada con múltiples usuarios accediendo y actualizando datos simultáneamente.
Seguridad y Control de Acceso:
- MS Project: Básico, basado en la seguridad del sistema de archivos.
- Primavera P6: Avanzado, con controles detallados de acceso y permisos a nivel de usuario.