Realizar reportes de progreso es una de las funciones básica de un planificador. Un ingeniero debe ser capaz de mostrar la realidad del proyecto de forma sencilla y práctica. Tanto Primavera P6 como MS Project permiten crear y exportar reportes con el avance del proyecto.
Sin embargo, Primavera P6 no destaca por su funcionalidad a la hora de reportar. Lo más recomendable es preparar un dashboard en Power BI directamente conectado a la base de datos de primavera de forma que se tenga acceso en tiempo real a los datos.
Debido a que en ocasiones no es posible crear un reporte de avance de esta forma, es habitual exportar los datos y trabajar con Excel. Esta situación común conlleva el inconveniente de dedicar un exceso de tiempo a la preparación de un reporte de progreso, lo que reduce la disponibilidad de tiempo para analizar la situación del proyecto.
Para aquellas situaciones donde no sea posible implementar Power BI para el reporte de avance, es de gran utilidad poder procesar los datos de forma automática. La herramienta permite crear curvas de avance a partir de los datos de Primavera.
Preparar el cronograma y cargar los datos
El primer paso es asignar los recursos necesarios a las actividades del cronograma. En la pestaña Resource Assignments de Primavera P6 se podrán visualizar todas las unidades asignadas.
Una vez asignados los recursos, se debe definir de que forma se van a agrupar. Lo normal es reportar el avance de cada recurso pero también es posible definir códigos de actividad y realizar una agrupación especifica. Accediendo a través de View>Group and Sort by>Customize se podrá modificar la agrupación. Es esencial activar “Show Summaries Only” y “Show Grand Totals” en caso de que la primera fila no sea un acumulado del resto.
Es necesario mostrar únicamente 2 columnas. Para acceder al editor de columnas se debe pulsar View>Columns>Customize. La columna Activity ID es obligatoria, la segunda columna se puede seleccionar cualquiera de las disponibles.
Por último, se debe revisar la escala de tiempo en la que se estén visualizando los datos. Si se trata de un proyecto corto lo más indicado será utilizar una escala de tiempo diaria, para proyectos más largo es preferible emplear periodos semanales o incluso mensuales.
Lo más recomendable es copiar las Budgeted Units de la línea base. Para ello, con el cronograma abierto y en la pestaña Resource Assignments, presionando CTRL+A se seleccionará toda la información. Una vez seleccionada se debe copiar (CTRL+C) y pegar (CTRL+V) en la hoja «Data».
Los datos de Primavera P6 deben pegarse en la hoja adecuada. Para crear la hoja donde se van a incluir los datos hay que pulsar el botón «Data sheet». Una vez creada la hoja «Data», se deben pegar los datos copiados.
Una vez establecidos los datos con los que comparar el progreso (Budgeted units), se deben copiar y pegar las unidades reales (Actual units) y las restantes (Remaining units). Para mostrar los datos es necesario clicar sobre la esquina superior izquierda (Display) y seleccionar Spreadsheet Fields > Actual Units, copiar-pegar y realizar el mismo proceso con Remaining Units.
Tras copiar y pegar los datos correctamente, se puede ejecutar la macro. Primero se deben definir los parámetros, “All graphs” permite obtener las curvas para todos los recursos introducidos, sin embargo el tiempo de cálculo será algo mayor. “Timescale” permite graficar con un nivel temporal superior. Es decir, si se introducen datos diarios y se activa “Timescale” la curva se mostrará con un intervalo semanal, si se introducen datos semanales se mostrará con un intervalo mensual.
Si los datos introducidos son correctos y cumplen todas las restricciones aparecerá un mensaje como el siguiente:
Si se desea continuar, en una segunda ventana habrá que introducir el nombre del proyecto, el data date de los datos copiados de Primevara y las gráficas que se desean calcular. Mediante el checkbox “New Excel file” se indicará si se ejecuta sobre un nuevo libro de Excel o sobre el existente.
El checkbox “BL Late Units” es una función avanzada. Tal y como se ha explicado se deben copiar tres tipos de unidades en un determinado orden, Budgeted Units, Actual Units y Remaining Units. Es posible introducir un cuarto tipo, Remaining Late Units. Mediante este checkbox se indica si el Remaining Late Units pertenece a la línea base o al cronograma actualizado hasta la fecha del data date.
Una vez completados todos los datos, clicar en “Save” y esperar a que todos los datos sean procesados.