En la fase de construcción de un proyecto es habitual que se generen reportes periódicos con las actividades a realizar en las próximas semanas. Estos ayudan a manejar la información de una forma más sencilla y eficiente. Normalmente son generados por el contratista para coordinar los trabajos a corto plazo pudiendo ser, desde 2 semanas a varios meses, dependiendo del proyecto y el nivel de detalle.
La herramienta permite generar dos tipos de reportes a partir de un listado de actividades en Excel extraído directamente de Primavera P6.
Para exportar el archivo Excel de Primavera debemos, primero, abrir el proyecto a reportar y clicar en exportar (File>Export>Spreadsheet>Activities).
El template empleado debe contener al menos la columna de “Activity name”, “Start”, “Finish” y en caso de usar un código de actividad para agrupar, la columna correspondiente a ese “Activity Code”. Existen además 3 columnas iniciales por defecto que no se pueden eliminar.
Una vez exportado tendremos un archivo Excel con todas las actividades del cronograma, con su nombre, inicio y final. Esa información en ese formato no resulta adecuada para enviar como reporte o ser analizada, por lo que es necesario realizar un tratamiento de los datos.
El tratamiento de los datos se realiza mediante código escrito en Visual Basic (macro) y son necesarios varios inputs para obtener el reporte.
Inputs
- Rango del reporte, 2, 3 o 4 semanas vista. El rango del reporte debe ser introducido en el desplegable “Range” antes de ejecutar la macro.
- Fecha de inicio del reporte. Una vez clicado en el botón “Report” se solicitará una fecha de inicio para filtrar las actividades e iniciar el timeline del reporte (por defento hoy).
- Nombre del código de actividad en caso de seleccionarlo. Para agrupar las actividades es necesario activar el checkbox “Use P6 Code”. Posteriormente Excel pedirá introducir el nombre del código para poder buscarlo en los encabezados del template. El nombre debe coincidir exactamente para que funcione todo correctamente.
- Archivo donde se encuentran los datos. Una vez introducidos todos los datos se debe seleccionar el archivo Excel exportado de Primavera P6.
En caso del reporte sin agrupar, todas las actividades dentro del rango y fecha marcados aparecerán listadas en la columna de la izquierda y se indicará los días de trabajo mediante un “X”.
Para el reporte agrupado, es necesario indicar el nombre del código por el que se quiere agrupar, tal y como aparece en el archivo Excel (fila 2). Las actividades dentro del rango y fecha marcados que tengan el código asignado aparecerán en el día o los días correspondientes y agrupados por código, como se puede ver en la imagen siguiente.
