En muchos casos no resulta práctico usar el cronograma general con cientos o miles de actividades para definir y mostrar las próximas actividades a realizar. Por eso, en necesario crear un reporte que facilite la comunicación de las próximas actividades a realizar.
El informe lookahead ayuda a manejar la información de una forma más sencilla y eficiente. Normalmente, son generados por el contratista para coordinar los trabajos a corto plazo pudiendo ser desde 2 semanas a varios meses, dependiendo del proyecto y el nivel de detalle. Presenta los siguientes beneficios:
- Son sencillos y fáciles de entender, por lo que son accesibles para todos los integrantes del proyecto.
- Rápido de actualizar, además se puede aumentar o disminuir el detalle de las actividades rápidamente.
- Da una visión clara de las actividades que se deben completar para alcanzar los siguientes hitos.
- Fácil de compartir.
- Permite recibir comentarios de personas ajenas a la planificación, pero expertas en distintas áreas, sobre los tiempos de ejecución y posibles interferencias.
- Se pueden crear varios archivos dependiendo del contratista o disciplina.
Este reporte puede ser creado en diversos formatos y con un contenido variable. Se puede crear un reporte mediante el uso del mismo software de planificación. Se debe aplicar un filtro, activar las columna de interés y generar un diagrama de Gantt para ser exportado en pdf.
Otro formato posible es PowerPoint, aunque menos habitual, permite de una manera muy sencilla organizar texto, imágenes y diversa información de utilidad.
Sin duda, el formato más común para realizar este reporte es Microsoft Excel debido a su flexibilidad y a que es ampliamente conocido y manejado en el mundo de la ingeniería. En algunos casos, se comete el gran error de pensar que se puede gestionar y planificar proyectos grandes simplemente con un listado de actividades, fechas y algún elemento gráfico. Obviando las relaciones entre actividades, calendarios, gestión de recursos, línea base con la que compararse…
Es evidente que para planificar y obtener buenos resultados se deben usar las herramientas adecuadas, igual que un electricista, por ejemplo, emplea herramientas profesionales y no una navaja multiusos.
Información básica del reporte
Los reportes look ahead deben ser sencillos, fáciles de comprender, ligeros y visuales. Deben contener:
- Información del proyecto (nombre, ubicación)
- Fecha
- Listado de actividades
- Duración
- Responsable
- Status
- Notas
- Elemento gráfico que facilite la visualización
Es aconsejable realizar este tipo de informes por lo menos una vez a la semana y la planificación general actualizarla y revisarla diariamente para un control optimo por parte del técnico de planificación.
