Las causas más habituales de retraso en un proyecto de construcción dependen, en gran medida, del país donde se desarrolla, el tipo de proyecto y la envergadura de este. Además, la gestión de la supervisión de obra y los contratistas también juega un papel relevante. A pesar de que cada obra es diferente, se pueden analizar de manera general los retrasos más habituales que dan lugar a un impacto en la finalización de un proyecto. A pesar de las diferencias entre países desarrollados y aquellos en vías de desarrollo los retrasos más habituales son similares.
Se han listado las 10 causas que generan más impacto en proyectos de construcción. En cada país y cada proyecto sufre de una casuística única y por tanto resulta extremadamente complicado determinar la causa más probable de retraso.
1. Cambios de diseño y órdenes de cambio
A lo largo del diseño un proyecto se pueden diferenciar 3 fases de ingeniería. La primera fase se corresponde con la ingeniería conceptual. En esta fase se identifica la factibilidad técnica y económica del proyecto. La segunda fase se corresponde con la ingeniería básica donde se definen las especificaciones básicas.
En la tercera fase, la ingeniería de detalle, se resuelven todas las cuestiones y problemas detectados en las fases previas, se definen de forma precisa todos los componentes, recursos, instalaciones y aspectos relevantes. Todo ello se realiza en una serie de documentos que permiten llevar al proyecto a la realidad.
En grandes proyectos de construcción con un gran número de agentes intervinientes y complejas infraestructuras o diseños ambiciosos son comunes los cambios de diseño en la etapa de ingeniería de detalle. Lo que puede ocasionar retrasos en la fecha de entrega de los diseños. Estos retrasos pueden llegar a ser críticos si se prolongan demasiado o si las modificaciones son muy grandes, puesto que no se suele esperar a la completa definición de la ingeniería de detalle para comenzar con las siguientes etapas.
En la etapa de construcción, a pesar de desarrollar una ingeniería de detalle con documentos de calidad, es probable que sean necesarias ciertas modificaciones mediante ordenes de cambio. Las modificaciones pueden ser necesarias por errores en la medición del terreno, cambios de opinión por parte del promotor o dueño, cambios en el alcance del proyecto o problemas de diseño que hacen que sea imposible la ejecución de este.
2. Duración del contrato no realista
Es habitual que en la fase de licitación el contratista haga estimaciones muy positivas con el fin de garantizar la adjudicación del proyecto. Incluso en fases, posteriores debido a un exceso de confianza o falta de experiencia, se mantengan unas previsiones excesivamente optimistas.
Para poder estimar una duración realista de una obra, es necesario llevar a cabo una planificación detallada utilizando algún software especializado en planificación. Los software mas comunes (Primavera – MSProject) permite gestionar un gran número de actividades, crear una lógica mediante relaciones, estimar duración de actividades mediante los recursos disponibles, calcular el camino crítico, analizar sobre carga de recursos, entre otras muchas ventajas.
3. Cuestiones de economía
Los costes de los distintos materiales o procesos necesarios para ejecutar el proyecto, pueden tener una gran variación económica en cuanto a lo presupuestado inicialmente. Incluso la logística se ve afectada por este tipo de variaciones, por ejemplo, entre el 2020 y el 2021 el transporte marítimo incrementó considerablemente sus precios debido al COVID. Estos sobre costes generan retrasos ya que se postergan actividades por falta o escasez de materiales.
Además de las variaciones de precios, la liquidez del constructor o contratista juega un papel fundamental en el buen devenir del proyecto. Si se da el caso de no contar con los recursos financieros adecuados es posible que alguna de las partes no se capaz de hacer frente a los pagos correspondientes a salarios, alquiler de materiales, servicios públicos, pedidos de materiales, pólizas de seguro, etc. Estos problemas de pagos dan lugar a paradas en los trabajos y retrasos críticos en la finalización.
4. Inadecuada planificación del proyecto
La planificación de un proyecto es uno de los procesos iniciales más importantes debido a que se distribuyen los recursos, se calculan las fechas de las principales tareas a realizar, se analizan posibles conflictos o interferencias y se determina la ruta crítica. La planificación en detalle permite obtener una fecha de finalización realista y un coste aproximado.
En la fase de ejecución, el objetivo de una buena planificación debe ser, entre otros, minimizar el impacto de los retrasos, crear un plan que sea compartido y entendido de manera eficiente entre todos los agentes intervinientes, detectar interferencias y conflictos entre frentes de trabajo… Además, un buen equipo de planificación puede reducir la aplicación de penalizaciones por retrasos y preparar una base sólida para la defensa de una reclamación judicial mediante la realización de un análisis de retrasos del proyecto.
Una inadecuada planificación suele dar lugar a interferencias entre lotes de trabajo, retrasos por falta de personal, material o maquinaria, falta de previsión de finalización de los trabajos, recursos infrautilizados entre otros muchos problemas.
5. Demora de permisos. Inestabilidad sociopolítica
En todo proyecto de construcción es necesario tramitar diversos permisos o licencias antes de comenzar la ejecución de la obra. Una demora en la tramitación de los permisos por la causa que sea, genera un impacto directo en el inicio de varias o incluso todas las labores a llevar a cabo. Es esencial conocer la documentación necesaria a presentar y la normativa a aplicar en cada país o región.
Muchos grandes proyectos se dan en países en vías de desarrollo, los cuales tienen una estabilidad sociopolítica y derechos laborales menores a los que se puede dar en países desarrollados, por lo que no es extraño encontrar situaciones (huelgas, conflictos armados, extorsiones) que provocan la paralización de toda o parte de la ejecución del proyecto.
6. Comunicación y coordinación deficiente entre las Partes
La falta de comunicación o una comunicación deficiente entre los distintos integrantes de un proyecto genera muchos problemas e ineficiencias que normalmente afectan a los plazos de ejecución de la obra, presupuesto y seguridad de los trabajadores. Esta situación, con el tiempo, puede conducir a una falta de confianza y finalmente a conflictos en forma de demanda.
Una correcta comunicación escrita en construcción se debe realizar a través de diversos documentos como manuales, informes diarios, curvas de avance, planos, fotografías, solicitudes de información (RFI), órdenes de cambio, burofax, correo electrónico… También debe darse comunicación verbal en forma de reuniones de construcción y llamadas telefónicas.
Que exista comunicación no significa que sea eficaz, la información no solo debe llegar al destinatario correcto y a tiempo, sino que también debe ser comprendida. Un retraso en el envío de algún documento puede generar impacto en el inicio o final de actividades críticas y en caso de que la información no sea comprendida se puede dar lugar a errores de ejecución o problemas de coordinación.
Dentro de un mismo equipo, todos los miembros deben entender el objetivo final y coordinar sus acciones con el fin de alcanzarlo en tiempo y forma. El siguiente ejemplo ilustra lo importante que es comunicarse eficientemente en un proyecto de construcción.
7. Retraso en la toma de decisiones
A veces, aunque la comunicación sea correcta y los distintos problemas o cuestiones sean transmitidos y entendidos a tiempo, las grandes compañías con un organigrama igualmente grande sufren de la problemática de la burocracia interna. Los trámites necesarios para tomar decisiones relevantes, aunque necesarios, pueden ocasionar grandes demoras.
Una mala planificación de personal (rotaciones de personal descuadrada) en momentos puntuales donde es necesario la firma u opinión de algún experto o responsable genera un retraso en la decisión a tomar.
8. Escasez de trabajadores cualificados y con experiencia
En países en vías de desarrollo, la disponibilidad de trabajadores con formación y experiencia en grandes proyectos de construcción, es limitada. Además, en algunos países en crecimiento se dan un gran número de proyectos de diversa índole al mismo tiempo, por lo que resulta aún más complicado encontrar un número suficiente de trabajadores cualificados y con experiencia.
En casos donde resulta crítico personal experimentado, si se identifica el problema y se planifica adecuadamente, se puede contratar trabajadores de otros países para formar adecuadamente al personal local y completar el proyecto a tiempo, con la reducción de costes que implica no tener que expatriar a un gran número de empleados.
9. Retraso en la procura de materiales
Se entiende procura como la gestión de la adquisición y el transporte de los distintos materiales y equipos necesarios para el proyecto.
Aquellos países con bajos costes de mano de obra y grandes capacidades de producción son los que suelen acaparar la mayor cantidad de pedidos lo que puede llevar a una saturación de las fábricas y, por tanto, una gran lista de espera en el suministro de los productos.
Se debe tener en cuenta también que cualquier material o equipo, cuanto más lejos deba ser transportado, más riesgo tiene de ser retrasado por clima, cierres de vías, colapso del tráfico, errores humanos y otros. En proyectos muy ajustados en tiempo y con grandes penalizaciones se debe tener en cuenta, ya que un material, pese a resultar más económico, puede no compensar el riesgo del transporte a obra.
10. Condiciones meteorológicas adversas
En ocasiones las condiciones climatológicas pueden convertirse en un factor limitante para llevar a cabo ciertos trabajos de construcción.
Las temperaturas demasiado bajas o altas, así como los fuertes vientos y las precipitaciones intensas pueden hacer que una construcción se detenga hasta que existan condiciones adecuadas y seguras para trabajar.
Hay proyectos que deben tener esto muy en cuenta a la hora de planificar los trabajos y calcular la fecha prevista de finalización, por ejemplo, en la construcción de un parque eólico resulta imposible izar los componentes del aerogenerador con vientos fuertes. Sin embargo, las zonas donde se ubican los parque eólicos se caracterizan por ser zonas con mucho viento.
Si no se planifica adecuadamente y se tienen en cuenta las condiciones climatológicas, por ejemplo se pueden programar actividades de extendido de capas de material arcilloso en época de lluvias. Lo que sin duda ocasionará un retraso respecto el rendimiento previsto. Por otro lado, algunas condiciones climáticas extremas pueden dañar trabajos ya ejecutados generando retrasos y diversos problemas.