Además de la aplicación de los 14 puntos recogidos por La Agencia de Gestión de Contratos de Defensa de los EE.UU para la evaluación de la planificación de proyectos, es útil implementar diversas recomendaciones que pueden ayudar a mejorar la calidad del cronograma y de la planificación, así como facilitar la detección de errores y problemas.
- Es aconsejable realizar una narrativa del programa explicando de forma descriptiva que actividades se van a ejecutar, recursos necesarios, lógica constructiva… En caso de proyectos muy grandes y complejos se puede separar en paquetes de trabajo.
- Los reportes son esenciales para comunicar tanto los avances y previsión como posibles planes de recuperación o actividades a realizar. Se deben definir reportes claros y con un contenido adaptado al destinatario que lo va a recibir y realizar un seguimiento del proyecto y el cronograma de forma periódica.
- La línea base debe estar presente a lo largo del proyecto y realizar comparaciones entre lo realmente ejecutado y el plan contractual.
- Involucrar a otros miembros del equipo en la planificación puede contribuir a mejorar el trabajo en equipo y detectar defectos que se habían pasado por alto.
- La comunicación entre los integrantes del proyecto es esencial, se debe comunicar la información relevante de forma clara y sencilla.
- Visualizar el cronograma de distintas formas permite entender el proyecto a un nivel mas detallado y detectar posibles errores.
- Se debe hacer un seguimiento y análisis de los márgenes de las actividades regularmente para detectar caminos subcríticos. La ruta crítica del proyecto es dinámica y puede cambiar radicalmente.
- Es importante analizar el uso de los recursos y optimizarlos. La nivelación de recursos de Primavera y Project es una herramienta muy útil pero debe ser aplicada con extremo cuidado. Se puede acabar retrasando tareas prioritarias o cambiando la secuencia de actividades a realizar.
- El Project manager y el jefe de obra deben trabajar estrechamente con el técnico de planificación, solo debe haber UNA planificación del proyecto.
- Planificar no es simplemente reajustar las actividades para mostrar que el proyecto finalizará en la fecha establecida. Para realizar una previsión se debe considerar los rendimientos pasados, la curva de aprendizaje y la futura disponibilidad de recursos.
- El método del valor ganado es una gran herramienta para valorar el avance del proyecto tanto en coste como en tiempo.
- Usar una herramienta de software específico como Primavera P6 y MS Project es algo esencial para el control de proyectos, aunque no sean de gran tamaño. Las hojas de cálculo no son la herramienta adecuada para planificar un proyecto.
