1. El rol del planificador
En el ámbito de la construcción y la gestión de proyectos, el rol del planificador de obra es esencial y va mucho más allá de la simple creación de un diagrama de Gantt o la elaboración de una lista de actividades. Un buen ingeniero de planificación no solo debe comprender su cometido, sino también aportar un valor añadido significativo, incluso si esto no es plenamente comprendido por el jefe de proyecto. Para ser eficaz, un planificador integral debe realizar una serie de actividades críticas que aseguran el avance y éxito del proyecto.
- Estimar del avance físico y actualizar del programa.
- Realizar proyecciones y análisis de tendencias basada en rendimientos pasados.
- Proactividad en la gestión de riesgos y en cualquier aspecto que pudiera mejorar la gestión del proyecto.
- Documentar de impactos para futuras reclamaciones. Esto incluye tomar fotografías, guardar correos y añadir comentarios detallados en los reportes de avance. La capacidad de documentar y respaldar adecuadamente los eventos y sus impactos es esencial para proteger los intereses del proyecto y asegurar que se puedan hacer reclamaciones justificadas si es necesario.
- Incentivar reuniones de planificación y detección de interferencias para alinear a todo el equipo en cuanto a las prioridades y las tareas que deben completarse cada semana para evitar retrasos.
- Asegurar una comunicación efectiva adaptando el lenguaje y detalles según el interlocutor, ya sea el cliente, los subcontratistas o el equipo interno.
- Reevaluar los rendimientos y disponibilidad de recursos con los dueños de las actividades.
- Tener en cuenta el área de trabajo y tamaño de maquinaria porque el tamaño siempre importa.
El Planificador como Narrador
El planificador de obra es también un narrador de la historia del proyecto para el cliente. Debe ser capaz de contar lo ocurrido de manera que minimice las consecuencias de los retrasos propios y maximice las de los retrasos ajenos, siempre sin faltar a la verdad. La manera en que se presentan los hechos puede influir significativamente en la
percepción del cliente y en la gestión de expectativas.
En el mundo de la construcción si no está escrito no ha ocurrido, por lo que es esencial siempre respaldar los eventos, situaciones, impactos o disrupciones con documentación escrita y enviada en fecha y forma acorde a los requerimientos del contrato.
2. Conocer el alcance y el contrato del proyecto
Algo básico en cualquier proyecto es conocer el alcance de los trabajos a realizar y los requerimientos contractuales, sin embargo, muchos profesionales fallan en este aspecto. Para poder planificar un proyecto se debe conocer en detalle el alcance de este, además de, la metodología y secuencia constructiva. Este tipo de conocimiento se consigue con el tiempo, pero se puede acelerar en gran medida estudiando toda la documentación técnica del proyecto.
Estudiar los planos y alcances permite crear mejores secuencias de trabajo, crear una estructura de desglose de trabajo (EDT/WBS) acorde al alcance real del proyecto, localizar posibles omisiones en la línea base etc.
3. La clave para la Unidad del equipo
La planificación debe actuar como puente entre los distintos departamentos del proyecto. Áreas como el control de documentos, control de costos, gestión de contratos y supervisión diaria de la obra están unidas por la planificación. El planificador puede liderar esta comunicación para asegurar una coordinación efectiva.
Es importante y muy complicado crear el puente de unión entre el personal directo de obra y el indirecto. Hoy en día existen sistemas muy populares como Last Planner que involucran directamente a quienes realizan o supervisan el trabajo, mejorando la precisión y viabilidad de los planes al integrar sus perspectivas.
Los problemas en la planificación son comunes y se deben principalmente a la falta de comunicación. Un buen planificador debe reforzar habilidades blandas, actuar como consultor interno, y fomentar una cultura de planificación y comunicación anticipada.
4. Todo en el cronograma importa
Un aspecto crucial de la planificación es el cronograma, que no solo organiza las actividades, sino que también establece la
estructura y el nivel de detalle necesario para garantizar la eficiencia y el cumplimiento de los plazos.
Organización de actividades (WBS) y nivel de detalle
Definir las actividades con un nivel de detalle acorde al alcance, nombrarlas correctamente y organizarlas adecuadamente facilita la gestión y el seguimiento del proyecto.
Importancia de las holguras y contingencias
Un programa sin holguras está destinado al fracaso. Las estimaciones demasiado ajustadas en relación con las fechas contractuales no dejan espacio para los imprevistos, que son inevitables en cualquier proyecto.
Planificación detallada en rangos de corto plazo
En proyectos de larga duración, es recomendable detallar las actividades a corto plazo. Esto se debe a que los proyectos suelen sufrir cambios en el transcurso de su ejecución. Focalizar los esfuerzos en detallar paquetes de trabajo a corto plazo permite adaptarse a estos cambios de manera más eficiente, asegurando que el cronograma siga siendo una herramienta útil y precisa.
Reprogramaciones certeras en el corto plazo
Al entregar una reprogramación o un programa de recuperación, es esencial asegurarse de que todas las actividades a corto plazo se ejecutarán en la fecha indicada. Validar minuciosamente estas actividades evita retrasos significativos y mantiene la confianza del cliente y de los stakeholders.
Entregar un programa que no se cumple genera desconfianza y puede dañar la reputación del planificador y de la empresa. Es crucial ser responsable y profesional en la información entregada, ya que la credibilidad es uno de los activos más importantes en la gestión de proyectos.
5. La importancia de salir de la oficina
El planificador debe realizar visitas periódicas al terreno para estimar el avance físico del proyecto de manera precisa y actualizar en concordancia el cronograma. Este contacto directo con el sitio de trabajo permite al planificador tener una visión clara y actualizada del estado del proyecto, facilitando la identificación temprana de posibles problemas y la implementación de medidas correctivas.
El planificador siempre es visto como alguien que evalúa el desempeño desde la oficina y no se da cuenta de los problemas reales en terreno. Cambiar esta visión es esencial para fomentar la comunicación y la confianza dentro del equipo.
6. Reportes, de lo laborioso a lo automático
La tecnología avanza a pasos agigantados, y con ella, las herramientas disponibles para la planificación y gestión de proyectos. Uno de los beneficios más destacados de estos avances es la capacidad de reducir significativamente el tiempo dedicado a la elaboración de reportes.
La elaboración de reportes ha sido tradicionalmente una tarea laboriosa y demandante. Sin embargo, con la evolución de la tecnología, esta tarea se ha simplificado considerablemente. Herramientas como Power BI han revolucionado la forma en que se gestionan y presentan los datos.
Excel sigue siendo una herramienta fundamental en la elaboración de reportes. Su versatilidad y capacidad para manejar datos complejos lo convierten en una opción indispensable para muchos profesionales. Un buen dominio de Excel puede reducir el tiempo de reporte significativamente, gracias a sus funciones avanzadas como tablas dinámicas,
gráficos, fórmulas complejas y automatizaciones con VBA.
La inteligencia artificial (IA) está comenzando a jugar un papel crucial en la generación de reportes. A medida que la IA se integra más en las herramientas de gestión de proyectos, podemos esperar que el proceso de creación de reportes se automatice aún más.
Reducir el tiempo dedicado a la elaboración de reportes no solo aumenta la eficiencia, sino que también libera recursos valiosos que pueden ser redirigidos a otras áreas críticas del proyecto. Algunos de los beneficios clave incluyen:
- Mayor precisión reduciendo errores humanos.
- Toma de decisiones informada.
- Mejora de la productividad.
- Mejor comunicación.
