Para evaluar la calidad de la planificación de un proyecto se debe realizar desde una perspectiva cualitativa y cuantitativa.
Una evaluación cualitativa de la calidad de la planificación se basa en criterios subjetivos. Por ejemplo, agrupación de actividades (WBS), descripción de las actividades, número de actividades, asignación de recursos, secuencia constructiva lógica o si se ajusta a la realidad del proyecto, siendo esta última la más importante de todas, ya que sin una planificación realista no se podrá evaluar el impacto real de las distintas estrategias o calcular el impacto de un determinado evento.
Una evaluación cuantitativa de la calidad de la planificación se basa en criterios cuantificables basados en las mejores prácticas definidas por la industria.
Existen un conjunto de puntos de control conocidas como la Evaluación de 14 Puntos de DCMA (DCMA-14), definidos por la Defense Contract Management Agency de EEUU. No son necesariamente reglas rígidas, pero estos indicadores muestran que tan coherente es un cronograma y ponen en relieve las áreas potencialmente problemáticas de la planificación. Esta evaluación ofrece una manera de comprobar objetivamente la calidad de la planificación, si bien la satisfacción de estas directrices no significa necesariamente que el cronograma sea factible, no satisfacerlas es garantía de que no lo es.
1. Lógica de las tareas
Todas las tareas deben tener una actividad predecesora y sucesora excepto la primera y la última correspondiente al hito de inicio (NTP) y al de final de proyecto.
Una tarea sin predecesora no se desplazará con el resto de las actividades en caso de que haya un retraso, por lo que se puede dar lugar a envíos de material o de llegada de recursos, con el coste que ello implica, cuando en realidad la fecha de inicio debiera ser posterior.
La recomendación de la DCMA es que no más de un 5% de las actividades planificadas pueden faltarles, en un momento dado, predecesor o sucesor.
2. Holguras negativas
Las holguras negativas aparecen en un cronograma cuando no se puede alcanzar la fecha objetivo de finalización debido a cambios en la secuencia constructiva o retrasos acaecidos en el proyecto. Sin embargo, en este caso el sentido de holguras negativas es el existente entre dos tareas en la que la sucesora comienza unos días antes del final de la predecesora (Lag negativo).
No se admiten holguras negativas en ningún cronograma siendo la practica correcta la descomposición de las actividades a un nivel de detalle en el que se puedan usar las relaciones tradiciones de FS o SS. La DCMA marca que no debe planificarse tareas con holguras negativas.
3. Retrasos (Lags positivos)
Se deben evitar los retrasos o desfases en los inicios de actividades debido a que pueden afectar negativamente al análisis de la ruta crítica del proyecto. Además, pueden crear confusión si los motivos que llevan a su utilización no están perfectamente justificados.
Se recomienda en lugar de añadir un retraso al comienzo de cierta actividad, representar ese tiempo mediante otra actividad, por ejemplo, si se deben esperar ciertos días al fraguado de los cimientos para comenzar la siguiente actividad, se recomienda representar ese tiempo de secado como una tarea independiente.
La DCMA establece el límite en el 5% de las relaciones con lag positivo.
4. Tipos de relación
Existen básicamente cuatro tipos de relaciones:
- FS (Finish to Start)
- SS (Start to Start)
- FF (Finish to Finish)
- SF (Start to Finish )
La relación ideal entre las tareas o actividades de un proyecto es la relación de Fin Comienzo, ya que permite definir una secuencia clara y se genera una ruta crítica fácil de comprender.
La DCMA sostiene que al menos el 90% de todas las relaciones entre las tareas debe ser de Fin Comienzo. Puede haber casos específicos en las que las relaciones de Fin-Fin y comienzo-comienzo sean apropiadas, aunque deben mantenerse al mínimo. En caso de superar el 10% de relaciones de este tipo se recomienda evaluar el nivel de detalle del cronograma.
5. Restricciones Rígidas
Las restricciones permiten programar el inicio o final de una actividad sin tener en cuenta las relaciones existentes siendo recomendable que las fechas sean el resultado natural de las dependencias y la duración de las actividades.
En caso de ser necesarias se deben utilizar restricciones blandas del tipo comienzo no anterior ya que permiten que la fecha siga siendo dirigida por la lógica y en ningún caso emplear “mandatory” ya que es un tipo de restricción con prioridad máxima por lo que se obviaran todas las relaciones y calendarios.
El umbral propuesto por DCMA para las restricciones rígidas es que no sean más del 5% de las actividades planificadas (por ejecutar) en el cronograma del proyecto.
Idealmente, no debe haber restricciones rígidas en la planificación del cronograma de actividades. Es más recomendable usar los plazos u holguras en las fechas de planificación del cronograma para representar fechas de compromiso contractual o de otra naturaleza que se “deban” tener en cuenta como compromisos “rígidos”.
6. Holgura Máxima.
Los softwares de planificación permiten calcular la holgura total de todas las actividades, aquellas actividades en el camino crítico tendrán una holgura de 0 días. La DCMA marca como la holgura máxima admisible de 44 días ya que las actividades con una holgura tan grande, a menudo, es el resultado de una falta de dependencias entre actividades.
No se debe exceder el 5% de actividades que excedan la holgura máxima.
7. Holguras Negativas.
Las Holguras Negativas se producen cuando el cronograma del proyecto está planificado con una fecha límite o cuando existen restricciones rígidas que modifican el cálculo de fechas artificialmente. No se deben presentar holguras negativas en ninguna actividad del proyecto.
8. Máxima Duración de Holguras.
La DCMA limita al 5% el número de actividades con holgura total de más de 44 días laborables, aproximadamente dos meses. Si las actividades tienen holgura total muy grande es probable que no estén relacionadas correctamente, dando lugar a una lógica inestable.
Las tareas o actividades que sean planificadas con Holguras mayores a 44 días dificultan la estimación objetiva de los recursos y la evaluación del desempeño tanto del cronograma como el costo programado.
9. Fechas inválidas
Se considera que una actividad tiene una fecha no válida cuando se ha planificado su comienzo o final fuera del calendario del proyecto, por ejemplo, si los domingos no se contempla la realización de actividades carece de sentido que la fecha planificada para comenzar una tarea sea un domingo. Lo mismo ocurre con fechas posteriores a la finalización del proyecto.
Todos los proyectos deben definir claramente el calendario de ejecución teniendo en cuenta los distintos contratistas y frentes de trabajo ya que pueden diferir considerablemente. Se debe definir lo siguiente:
- Días Laborables.
- Días Festivos o no Laborales (pueden cambiar según el país).
- Horas laborales, pueden ser 8 horas, 10, horas, 12 horas, 24 horas dependiendo de cuantos turnos se trabajen.
No se debe permitir ninguna fecha no valida.
10. Recursos
Para la realización de cualquier actividad es necesario el uso o consumo de algún recurso, ya sea recurso humano (horas hombre), recursos materiales (unidades, m3) o/y maquinaria y herramientas.
Dependiendo de la naturaleza de la actividad en cuestión, incluirá uno, algunos o todos los recursos mencionados anteriormente. Idealmente todas las tareas deben tener algún recurso asignado.
11. Tareas no ejecutadas (perdidas).
Representa el porcentaje de tareas no completadas a tiempo respecto a la fecha definida en la línea base para esas mismas actividades. Podría considerarse una medida del atraso de un proyecto con respecto a su línea base. El umbral de DCMA para las tareas no ejecutadas o pérdidas es del 5%.
12. Test o Prueba de la Ruta Crítica
Se define como ruta crítica a la secuencia de actividades con un margen de demora (holgura) igual a cero. Por tanto, la ruta crítica es la secuencia continua de actividades más larga del Proyecto, lo cual implica que, un atraso en cualquiera de las actividades que la conforman resulta en un retraso en la fecha de finalización del Proyecto.
Una vez identificada la ruta crítica se introducen intencionalmente holguras en el cronograma mediante una gran variación de la duración restante de alguna actividad de la ruta crítica. Para considerar aprobada la prueba se debe observar que la terminación del proyecto ha sido igualmente retrasada y no existir holguras negativas.
13. Índice de longitud de ruta crítica (CPLI)
El Índice de Longitud de Ruta Crítica (CPLI) es una medida de la eficiencia del cronograma planificado e indica como de realista es la fecha de fin de proyecto.
Se define como la suma del tiempo de duración restante del proyecto (número de días de trabajo planificado en el camino crítico actual) y la holgura total, dividido por el duración del proyecto. La holgura total en este caso es la diferencia entre la fecha de finalización planificada y la fecha de fin de proyecto de la línea base.
DCMA considera que una CPLI inferior a 0.95 es indicador de un posible problema o desviación en la planificación que debe ser estudiada.
14. Índice de Ejecución de la línea base (BEI)
El Índice de Ejecución de la Línea Base (BEI), es otro indicador que ayuda a comprender como de bien se están ejecutando las tareas en comparación con la línea base, mide el rendimiento con el que el equipo del proyecto está realizando tareas.
Se calcula dividiendo el número total de tareas completadas por el número total de tareas que deberían haberse completado de acuerdo con la línea base para esa fecha de corte. Un BEI por debajo de 0.95 es indicativo de un problema potencial que debe ser analizado.